Table des matières

1. Membres
2. Siège social
3. Conseil d'administration
4. Indemnisation des administrateurs et autres
5. Membres du bureau (dirigeants)
6. Fonctions des membres du bureau
7. Comités permanents
8. Souscription de documents
9. Assemblées
10. Procès-verbaux du conseil d'administration et des conseils de direction
11. Exercice financier
12. Modifications des règlements
13. Vérificateurs
14. Registres
15. Règlement
16. Interprétation

    Règlements internes à la SQÉP

17. Affiliation à la Société canadienne d'évaluation
18. Membres de la Société québécoise d'évaluation de programme
19. Membres régionaux du conseil d'administration

1. Le sceau qui paraît ci-haut est le sceau de la Société.

MEMBRES

2. Sont membres de la Société les personnes qui souscrivent à ses buts et qui versent la cotisation annuelle établie par l'Assemblée générale des membres (sauf pour les membres honoraires). Cette cotisation vaut pour les douze (12) mois suivant l'admission du membre.

3. Parmi les membres, on retrouve les catégories votantes suivantes :

4. Un membre peut se retirer de la Société en le lui signifiant par écrit et en envoyant une copie de ce document au secrétariat de la Société.

5. Une personne peut perdre sa qualité de membre si les trois-quarts (3/4) des membres réunis en assemblée annuelle votent en ce sens, pourvu qu'il ait été donné à ce membre une opportunité d'être entendu à telle assemblée.

SIÈGE SOCIAL

6. Le siège social de la Société est situé à l'adresse de la résidence permanente du secrétaire dans la province de Québec.

CONSEIL D'ADMINISTRATION

7. Les biens et les affaires de la Société sont administrés par un conseil de onze (11) personnes dont six (6) constituent un quorum. Les administrateurs doivent être des membres en règle de la Société, doivent avoir 18 ans et doivent être habilités par la Loi à contracter.

8. Les personnes qui ont demandé la constitution en société deviennent les premiers administrateurs de la Société. Leur mandat continuera jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus.

9. Au cours de la première réunion des membres, le Conseil d'administration alors élu doit remplacer les premiers administrateurs nommés dans les lettres patentes de la Société.

10. Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans par les membres réunis en assemblée annuelle.

11. Il y a automatiquement vacance à un poste d'administrateur si

• Advenant l'un des cas susmentionnés, le Conseil d'administration peut, par vote à majorité, nommer un membre de la Société au poste vacant.

12. Les réunions du Conseil d'administration peuvent être tenues au moment et à l'endroit déterminé par les administrateurs pourvu que chacun d'entre eux en reçoive, autre par courrier, un préavis écrit de 48 heures. Avis par courrier doit être envoyé au moins sept (7) jours avant la réunion. Il doit se tenir au moins deux (2) réunions du Conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du Conseil d'administration n'annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à la dite réunion. Chacun des administrateurs présents dispose d'une (1) voix lors de la réunion.

Si tous les administrateurs de la Société y consentent, de façon générale ou à l'égard d'une réunion particulière, des administrateurs peuvent anticiper à une réunion du Conseil d'administration ou d'un de ses comités s'ils utilisent des moyens techniques, notamment le téléphone, permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux; ils sont alors réputés avoir assisté à ladite réunion.

Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habilités à voter lors des réunions du Conseil ou d'un comité de ce Conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions.

13.Un administrateur ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu'il fait dans l'exercice de ses fonctions. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un administrateur d'agir à titre de dirigeant de la Société ou à un autre titre et d'être indemnisé pour cela.

14. Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu'à la clôture ou à l'ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ en retraite est approuvé et son successeur élu.

15. Le Conseil d'administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s'il l'estime à l'occasion nécessaire, et ces personnes jouiront de l'autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le Conseil d'administration au moment de leur nomination.

16. C'est le Conseil d'administration qui fixe, par résolution, la rémunération raisonnable de tous les dirigeants, agents et employés de la Société et celle des membres des comités. Ladite résolution est en vigueur jusqu'à la réunion suivante des membres où elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n'est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d'être payables à compter de la date de ladite réunion.

INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES

17.Un administrateur ou un dirigeant de la Société ou une personne qui pris ou va prendre des engagements au nom de la Société ou d'une société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la Société :

18. Les administrateurs de la Société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la Société, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la Loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société lui permet.

19. Les administrateurs peuvent à l'occasion autoriser des dépenses au nom de la Société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d'engager des employés et de leur verser un traitement. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l'intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la Société, conformément aux conditions établies par le Conseil d'administration.

20. Le Conseil d'administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la Société.

MEMBRES DU BUREAU (DIRIGEANTS)

21. Le bureau de la Société comprend les postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier et tout autre poste que le Conseil d'administration peut prévoir dans ses règlements. Une même personne peut cumuler deux postes. Le poste de vice-président est scindé en deux postes de vice-présidents permettant d’assurer une représentation régionale, soit le poste de vice-président (région de Québec) et le poste de vice-président (région de Montréal). De plus, le président sortant est nommé d’office membre du bureau jusqu’au remplacement du président en poste.

22. Le président est élu par l'assemblée générale pour un mandat d'un an. Son mandat peut être renouvelé par l'assemblée générale pour une autre année. Au terme de son mandat d'un ou de deux ans. le président n'est plus éligible pour un autre mandat à la présidence avant cinq ans. Les autres membres du bureau seront nommés par résolution du Conseil d'administration, lors de sa première assemblée suivant l'assemblée annuelle des sociétaires à laquelle les administrateurs sont élus.

23. Le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont élus pour un mandat de deux (2) ans, à compter de la date de nomination ou d'élection ou jusqu'à l'élection ou la nomination de leurs remplaçants. Un membre du bureau de direction ne peut y sièger plus de deux (2) mandats consécutifs. Le Conseil d'administration peut par résolution destituer les membres du bureau, n'importe quand.

23A. Le Conseil d'administration choisit parmi ses membres la personne qui représente la Société dans le conseil de direction de la Société canadienne d'évaluation.

FONCTIONS DES MEMBRES DU BUREAU

24. Le président doit présider toutes les assemblées de la Société et du Conseil d'administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de la Société et doit veiller à l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Conseil.

25. Le vice-président doit, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs, et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le Conseil d'administration.

26. Le trésorier doit avoir la garde des fonds et des valeurs mobilières de la Société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la Société dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le Conseil. Il doit dépenser les fonds de la Société à la demande de l'autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux administrateurs, lors de l'assemblée ordinaire du Conseil ou lorsqu'ils l'exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la Société. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le Conseil d'administration.

27. Le Conseil d'administration peut autoriser le secrétaire par résolution, à s'occuper de façon générale des affaires internes de la Société sous la surveillance des membres de son bureau; le secrétaire doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des sociétaires et du Conseil d'administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le Conseil d'administration ou le président dont il relèvera d'ailleurs. Il est chargé de la garde du sceau de la Société qu'il livrera uniquement aux personnes mentionnées dans la résolution.

28. Tous les autres membres du bureau doivent remplir les fonctions qu'exigent leur mandat ou le Conseil d'administration.

COMITÉS PERMANENTS

28A) La Société devra avoir les comités permanents suivants :

SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS

29. Les contrats, documents ou tout autre acte exigeant la signature de la Société seront signés par deux membres du bureau et engagent, une fois signés, la Société sans autre formalité. Les administrateurs seront autorisés, à l'occasion, par résolution, à nommer un ou plusieurs membres au nom de la Société pour signer certains contrats, documents et actes. Le Conseil d'administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d'arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la Société. Le sceau de la Société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du bureau nommés par résolution du Conseil d'administration.

ASSEMBLÉES

30. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des sociétaires doit avoir lieu au siège social de la Société ou en tout autre lieu au Canada et en toute autre date que peuvent fixer les administrateurs. Les membres peuvent sanctionner la convocation d'une réunion spécifique des membres au dehors du Canada.

31. Outre l'étude des autres points de l'ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l'examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs, et à la nomination de ces derniers pour l'année suivante. Les sociétaires peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le Conseil d'administration, le président ou le vice-président sont autorisés à convoquer n'importe quant une assemblée générale des sociétaires. Le Conseil d'administration doit convoquer une assemblée spéciale des membres sur réquisition écrite des membres détenant au moins 5 % des votes.

32. Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou générale extraordinaire doit être envoyé à tous les sociétaires, quatorze (14) jours à l'avance. L'avis d'une assemblée où des affaires spéciales seront traitées, doit fournir aux membres suffisamment de détails pour permettre aux sociétaires de se former un jugement éclairé sur celles-ci. Dix pour cent (10 %) des sociétaires présents à l'assemblée constituent le quorum. Chaque sociétaire votant présent dispose d'une voix, lors de l'assemblée. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour l'assister et le représenter à une réunion spécifique des membres, dans la manière et dans les limites autorisées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la Société. L'avis pour chaque réunion des membres rappellera aux membres qu'ils ont le droit de nommer un fondé de pouvoir.

33. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée annuelle ou générale des sociétaires n'annulera ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout sociétaire peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les sociétaires, administrateurs ou dirigeants recevront l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la société.

PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DES CONSEILS DE DIRECTION

34. Les sociétaires ne peuvent consulter les procès-verbaux du Conseil d'administration ou du Conseil de direction; chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie.

35. Sauf disposition à l'effet contraire des statuts ou règlements, les sociétaires doivent, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix.

EXERCICE FINANCIER

36. Sauf indication à l'effet contraire du Conseil d'administration, l'exercice financier de la Société prend fin le trente (30) septembre de chaque année.

37. Le Conseil d'administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu'il le décidera.

MODIFICATIONS DES RÈGLEMENTS

38. Les règlements de la Société non compris dans les lettres patentes, peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d'une assemblée du Conseil, et sanctionné au moins par les deux tiers des sociétaires lors d'une assemblée dûment convoquée dans le but d'examiner lesdits règlements, à condition que l'abrogation ou la modification desdits règlements n'entre pas en vigueur avant son approbation par le Ministre de la Consommation et des Corporations.

VÉRIFICATEURS

39.Lors de chaque assemblée annuelle, les sociétaires nomment un vérificateur pour la vérification des comptes de la Société. Le vérificateur doit faire un rapport aux membres à la réunion annuelle. Il reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le Conseil.

REGISTRES

40. Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la Société prévus par les règlements de la Société ou toute Loi applicable.

RÈGLEMENT

41. Le Conseil d'administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la Société et qu'il juge utiles à condition que ces règlements n'aient d'effet que jusqu'à l'assemblée annuelle suivante des sociétaires, et, s'ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu'il cessent à ce moment-là d'être applicable.

INTERPRÉTATION

42. Dans les présents règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

RÈGLEMENTS INTERNES

DE LA SOCIÉTÉ QUÉBÉCOISE

D'ÉVALUATION DE PROGRAMME

AFFILIATION À LA SOCIÉTÉ CANADIENNE D'ÉVALUATION

1) La Société québécoise d'évaluation de programmes (SQÉP) constitue le chapitre de la Société canadienne d'évaluation pour tous les membres de cette dernière, résidant au Québec à l'exclusion des membres du chapitre de la Capitale nationale de la Société canadienne d'évaluation ou en faisant une demande spécifique au Conseil d'administration de la Société québécoise d'évaluation de programmes (SQÉP).

MEMBRES DE LA SOCIÉTÉ QUÉBÉCOISE D'ÉVALUATION DE PROGRAMME

2) Sont membres de la Société québécoise d'évaluation de programmes (SQÉP), les personnes qui sont membres en règle de la Société canadienne d'évaluation résidant au Québec à l'exclusion des membres du chapitre de la Capitale nationale de la Société canadienne d'évaluation ou ayant fait une demande spécifique au Conseil d'administration de la Société québécoise d'évaluation de programmes (SQÉP).

2A)Sont membres exclusifs de la Société québécoise d'évaluation de programme (SQÉP), sans appartenance à la Société canadienne d'évaluation, les personnes qui ont versé la cotisation établie par l'Assemblée générale annuelle. Celle-ci fixe la cotisation au 1er novembre 2002 à :

MEMBRES RÉGIONAUX DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

3) Au moins trois postes du Conseil d'administration sont réservés aux régions de Québec et de Montréal respectivement et, un poste en-dehors de ces régions. Dans l'éventualité où ces postes ne puissent être comblés à l'assemblée générale annuelle des membres ou dans le cas où des postes deviennent vacants, il appartiendra au Conseil d'administration de procéder au recrutement des personnes devant combler ces postes selon un processus établi par le Conseil. Cependant, au cours d'une même année, le nombre maximal de postes pouvant être comblés par le Conseil est fixé à trois (3).

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